Zarządzanie projektami

W niniejszej prezentacji...

• przedstawimy istotę, cele, fazy i aspekty zarządzania projektami
• wyjaśnimy pojęcie i zasady programowania sieciowego
• pokażemy, jak ustalać czas realizacji projektu
• nauczymy Was planować zasoby i koszty
• wskażemy możliwości kontroli projektu
• i wiele wiele inych :)

Na początek parę definicji...

Projekt

• Unikalne zadanie, którego efektem jest pojedynczy produkt. Ma on określony moment rozpoczęcia i zakończenia, a wszystkie prace w tym przedziale czasowym muszą być koordynowane.

Zarządzanie projektami

• Pojęcie to obejmuje wszystkie aspekty planowania, organizowania, zatrudniania przy pracach i kontroli wykonania zadania.

Menadżer projektu

• Kierownik operacyjny zajmujący się projektem.

Zadania:

• Zebranie wszystkich ludzi i materiałów
• Zapewnienie, że projekt zostanie zrealizowany
• Kontrola wykonania planu
• Kontrola dostępnego budżetu
• Zapewnienie satysfakcjonującej klienta jakości produktu
• Ułatwianie pracy zespołowi

Dlaczego wybór dobrego menadżera jest taki ważny?

Cele zarządzania projektami

• zamknięcie projektu w terminie
• dostarczenie odpowiedniego produktu właściwemu klientowi
• utrzymanie dyscypliny budżetowej

Planowanie pracy

Fazy pracy nad projektem:

• faza planowania
• faza wykonania

"Do odhaczenia"

• identyfikacja wszystkich zadań projektu wraz z kolejnością, w jakiej powinny być wykonane
• ocena czasu trwania każdego zadania oraz określenie, które zadania są kluczowe dla ukończenia projektu w terminie

Untitled Slide

• znajdowanie elastyczności czasu każdego zadaniai zaplanowanie działań w celu minimalizacji kosztów
• oszacowanie całkowitego kosztu zadania i zaplanowanie działań w celu minimalizacji kosztów

Untitled Slide

• alokacja zasobów i planowanie ich tak, aby były wykorzystane możliwie efektywnie
• minotorowanie przebiegu procesu, szybkie reafowanie na odchylenia od planu; zmiany planu stosowne do sytuacji

Untitled Slide

• przewidywanie problemów i podejmowanie działań im zapobiegających
• regularne raportowanie postępu prac

Pierwsze trzy zadania należą do fazy projektowania

Planowanie sieciowe

Z definicji projektu wynika, że...

• każdy projekt jest unikalny - nie ma doświadczeń, na których można się oprzeć
• istnieje wiele czynników niepewności - inflacja, rosnące koszty, trudne warunki realizacji, opóźnienia, zmiany założeń itd.

Opis prac

• zestawienie celów projektu, prac do wykonania, proponowany termin rozpoczęcia i zakończenia, budżet, punkty krytyczne

Aby ułatwić pracę nad dużym projektem, rozbijamy go na mniejsze części

Rozdrabnianie struktury prac

• definiowanie konkretnych części projektu wraz z terminami zakończenia etapów
• rozbicie na poszczególne działania - podstawowe elementy projektu

Metody planowania sieciowego

• PERT (project evaliuation and review technique)
• ścieżka krytyczna (CMP - critical path method)

Rysowanie sieci

• rozpoczynamy od przygotowania listy działań
• sieć składa się z serii kółek połączonych strzałkami
• strzałki - działania; kółka - punkty startu lub zakończenia (wydarzenia)

część sieci projektu

Ogrodnik zamierza postawić szklarnię

• A - przygotowanie fundamentu, zabierające trzy dni;
• B - zestawienie ramy - 2 dni;
• C - wstawienie szyb, zajmujące 1 dzień

Untitled Slide

• znajdź czas wykonania zadania z poprzedniego przykładu
• co się stanie, gdy budowa podstawy zajmie więcej niż 3 dni, szyby dotrą z opóźnieniem lub rama zostanie ukończona wcześniej?

Otwieramy biuro. Tabela zależnośći projektu:

• A - ustalenie lokalizacji
• B - ustalenie załogi
• C - przystosowanie biura
• D - zamówienie wyposażenia
• E - instalacja wyposażenia
• F - szkolenie załogi
• G - rozpoczęcie działań

Podsumowanie

• zdefiniowanie oddzielnych działań
• określenie kolejności i czasów poszczególnych działań
• rysowanie sieci
• analiza czasu projektu
• planowanie zasobów

sytuacje komplikujące sieci

Untitled Slide

Untitled Slide

USTALANIE CZASU REALIZACJI PROJEKTU

Planując wydarzenia, musimy znać najwcześniejszy możliwy czas ich zaistnienia oraz najpóżniejszy. Np. dla wydarzenia 1, najwcześniejszy czas realizacji to 0, dla wydarzenia 2 - czas po zakończeniu działania A.

Untitled Slide

Analiza działań

Działania krytyczne

• Działania, które mają jeden stały moment, w którym muszą zostać wykonane.

Ścieżka krytyczna

• Sieć, która tworzy nieprzerwaną linię. Długość ścieżki prowadzi do ustalenia czasu trwania całego projektu. Jeżeli działanie krytyczne zostanie przedłużone to czas trwania projektu wydłuży się o taki sam czas.

Untitled Slide

Działania posiadające margines czasowy nie są krytyczne. Czas ich wykonania może się przesunąć, niekoniecznie wpływając na zakończenie projektu.
Istnieje jednak pewne ograniczenie tych opóźnień zwane marginesem.

Całkowity margines

• jest to różnica między czasem dostępnym do wykonania czynności a czasem rzeczywistego wykonania

Untitled Slide

Dla czynności krytycznych margines jest zerowy, a dla działań niekrytycznych ma wartość dodatnią.
Margines określa maksymalny czas przedłużenia działania bez zakłócenia przebiegu procesu.

Czas wykonania projektu jest sumą czasów poszczególnych działań składających się na tę ścieżkę. Jeżeli liczba działań jest duża i są one niezależne od siebie w sensie prawdopodobieństwa, to całkowity czas trwania projektu ma rozkład normalny.

Taki rozkład charakteryzuje się:

• średnią - równą sumie oczekiwanych czasów wykonania poszczególnych czynności ze ścieżki krytycznej
• wariancją - równą sumie wariancji działań krytycznych
• te dane mogą zostać wykorzystane do określenia prawdopodobieństwa zakończenia projektu w wyznaczonym czasie.

Redukowanie czasu trwania projektu

Jeżeli projekt przekroczy dopuszczalny czas, musimy poszukać sposobów skrócenia realizacji.
Musimy się skupić na czynnościach stanowiących ścieżkę krytyczną.
Redukcja innych zadań nie będzie miała wpływu na moment zakończenia projektu.

Musimy również rozważyć co się stanie, jeśli skrócimy ścieżkę krytyczną. Małe zmiany mogą nie mieć znaczenia, ale redukcja ścieżki o znaczny czas spowoduje, że inne ścieżki prowadzące przez projekt mogą stać się krytycznymi. Jeśli zredukujemy przebieg projektu o czas większy niż margines, to na pewno inne ścieżki staną się krytycznymi.

Projekt ma sieć przedstawioną na rysunku , która zajmuje 14 tygodni, a ścieżka krytyczna składa się z działań A,B,C. Jeżeli czas każdego z działań może zostać zredukowany do 50 %
Pierwotnej wartości, jak skróciłbyś czas realizacji projektu?

Untitled Slide

• do 13 tygodni
• do 11 tygodni
• do 9 tygodni?
• jeżeli zredukowanie realizacji projektu o jeden tydzień kosztuje przeciętnie 1000 funtów,ile będzie kosztowało zakończenie projektu w dziewiątym tygodniu ?

Untitled Slide

Minimalizowanie kosztów

Koszty projektu składają się z:

• kosztów bezpośrednich - kosztów materiałów, robocizny;
• kosztów pośrednich - zarządu, kosztów finansowania oraz kar za opóźnienia

Untitled Slide

Wszystkie te koszty są bezpośrednio związane z czasem realizacji projektu. Nie ponosi się kosztów kar, jeżeli projekt zostanie oddany w terminie, ale wtedy trzeba zaangażować więcej zasobów i mogą wzrosnąć koszty bezpośrednie.

Całkowity koszt ukończenia projektu jest liniową kombinacją powyższych składników. Wtedy koszt skrócenia realizacji projektu o jednostkę czasu wynosi...

Untitled Slide

Wykresy Gantta i alokacja zasobów

Kiedy projekt wkracza w fazę realizacji – prace są wykonywane – musimy monitorować postęp robot, aby upewnić się, że są wykonywane na czas. Programowanie sieciowe nie jest najlepszym narzędziem monitorowania postępu, najlepszym narzędziem jest schemat Gantta.

Schemat Gannta jest jeszcze jednym sposobem przedstawienia projektu, podkreślającym czas jego realizacji. Sieć składa się ze skali czasu ciągnącej się od strony lewej do prawej i listy działań umieszczonej z lewej strony; czas realizacji działań oznaczają bloki znajdujące się na wysokości realizowanego działania i zajmujące odpowiednią liczbę kratek kalendarza.

przykładowy schemat Gantta

Podsumowanie

Projekt jest specyficzną pracą o konkretnym momencie rozpoczęcia i zakończenia. Składa się z działań mających na celu wykonanie pojedynczego dzieła. Wykonanie projektu często angażuje wiele zasobów i zabiera dużo czasu, dlatego zarządzanie projektem jest szczególnie ważne.

Ponieważ projekty są odmienne w realizacji od pozostałych metod wytwarzania, wymagają innego planowania.

Ważnym czynnikiem powodzenia projektu jest wybór kierownika lub zespołu kierującego.

Programowanie sieciowe jest szeroko stosowane w zarządzaniu projektami. Powiązania między działaniami są pokazane w tabelach zależności, które można przekształcić w w sieci łączące działania i wydarzenia.

Po narysowaniu sieci można przeanalizować czas realizacji projektu. Ścieżka krytyczna składa się z działań wyznaczających czas realizacji całości projektu i wymagających w związku z tym szczególnej uwagi. Analiza wydarzeń prowadzi do określenia najwcześniejszych i najróżniejszych dopuszczalnych momentów ich zaistnienia, analiza działań określa najwcześniejszy i najpóźniejszy dopuszczalny początek i koniec działania. Margines określa czas, o jaki bez szkody dla całości projektu może się przesunąć realizacja działań.

Metoda ścieżki krytycznej CMP zakłada stały czas realizacji działań, natomiast metoda PERT wprowadza metody prawdopodobieństwa do oceny długości trwania projektu.

Czas realizacji projektu można skrócić, redukując czas wykonania działań krytycznych, ale po przekroczeniu pewnego progu równoległe ścieżki stają się krytyczne.

Koszty realizacji projektu są zależne od czasu trwania; została opisana metoda ich minimalizacji.

Wykres Gantta pozwala monitorować postęp prac nad projektem oraz prowadzić alokacje zasobów.

Dziękujemy za uwagę!

Bibliografia:

• Waters D., Zarządzanie operacyjne, Towary i usługi, str. 482-515
• wikipedia.org