Seguramente últimamente haz estado involucrado en algun intento por reunir a viejos amigos pero esa parece una tarea difícil de lograr hoy en día porque todos parecen estar ocupados.

Personas a las que tu conoces o personas con las que trabajas, inclusive gente de tu equipo a quienes diriges parecen estar ocupadas, todo el tiempo, todos los días, entonces la pregunta que esta levantando la mano para ser contestada es esta:

SÉ QUE ESTAS OCUPADO, PERO ¿HACIENDO QUÉ?

Es un tiempo en el que todos estamos ocupados sin embargo tendríamos que descubrir sobre todo en aquellos que dirigimos o en nuestros propios trabajos si estamos ocupados o estamos siendo productivos?

A algunos les parece heroico y hasta disfrutan el estar ocupados pero puede existir una des-conexión entre estar ocupado y ser efectivo, puedes estar ocupado sin serlo y eso seria lamentable.

Sí esa es tu situación o si es esa la situación que detectas en algunos miembros de tu equipo, serviría de poco que ellos o tú estuvieras ocupado todo el tiempo, sin ser productivos porque al final los resultados que obtengas no serán los que se necesitan.

Algunos de los problemas que enfrentamos en este dilema de mantenernos ocupados contra ser productivos es que entre más tareas atendemos (multitasker) y no nos enfocamos es muy fácil que te distraigas y empieces a hacer muchas cosas pero no las que tienes que hacer.

Me pasa a mi y puede pasarles a ustedes que TENEMOS UNA LARGA LISTA DE COSAS POR HACER Y GENERALMENTE SOMOS TENTADOS A EMPEZAR A HACER AQUELLAS COSAS QUE PRESENTARAN MENOS RESISTENCIA PARA NOSTOROS.

Y mientras la lista nos da cierta satisfacción al ir tachando las tareas por hacer y funciona como un paliativo., la realidad es que puedes caer en la trampa de mantenerte ocupado pero muy lejos de ser productivo.

En ocasiones detenemos estrategias o no queremos forzar al equipo a ir más rápido o hacer más cosas porque el equipo se ve ocupado, parece que todo mundo esta ocupado e inclusive si le dices a un lider, director o supervisor - Oye todo mundo parece muy ocupado aquí - él puede sentirse hasta orgulloso o satisfecho por que lo podemos notar.

Y eso sucede mucho porque la mayoría de las veces nos juzgamos a nosotros mismos por nuestras INTENCIONES de ser productivos, evaluamos a nuestros equipos por las acciones que vemos que realizan que obviamente los mantienen ocupados, y el resultado de generar una cultura como esa es que muy a menudo, nuestros equipos le apostaran a estar ocupados, a actuar como ocupados, caminar como ocupados y parecer ante ti como ocupados y cuando eso sucede por lo general se deja de lado la productividad.

Así que una de las cosas que nos gustaría proponer para descubrir si tu equipo esta siempre ocupado pero no esta siendo productivo es esta:

No importa lo que este en esa lista, pero quiero que si lo estas haciendo, si esta tomando algún minuto de tu tiempo, lo pongas en esa lista.

Despues de eso tendremos una reunión para comentarlo.

La actividad es sencilla y es por demás ALERTADORA, ellos tendrán que venir a tu oficina o a una reunión contigo para revisar cada punto de esa lista.

Y la revisión tendrá que ser en el sentido de poder juntos determinar qué cosas de esa lista están alineadas con nuestro propósito de ser o sea que tienen que ver con productividad y cuales son simplemente tareas que nos mantienen ocupados.

De ahi deberan elegir las TOP 3 o 4 más importantes y se lo dirás, sé que te tomara la mayor parte del tiempo el atender estas 4 actividades pero también sé que seras mucho más productivo que ahora.

Los gringos le llaman MIT´s

MOST IMPORTANT TASKS

Tus tareas más importantes.

Y están pueden ser las TAREAS MÁS IMPORTANTES A REALIZAR EN EL TRIMESTRE, pero aun así la revisión deberá ser semanal.

Cuales son las tareas más importantes en las que trabajaste en la semana?

Cuales son las tareas más importantes en las que trabajaras esta siguiente semana?

Al principio parecerá exagerado y hasta querrás que no lo anote y solo te lo diga pero después te asombraras de lo que encontraras y de todos los ladrones del tiempo y productividad que permitimos incluso de manera consciente.

Y al parecer la frase es de Mark Twain que dice:

Si tu trabajo es comerte una rana, hazlo a primera hora en la mañana.

Si tu trabajo es comer dos ranas, comete primero la más grande.

Y eso es lo que debemos tener en claro con nuestros equipos, cuales son esas ranas que se tienen que comer primero.

Lo que sucede aquí es que en casa en ocasiones es sencillo delimitar esto, si tienen que limpiar tu patio, existe una barda que te dice hasta que parte te corresponde y ha partir de que punto es responsabilidad del vecino, el problema real lo tenemos en el trabajo, en la oficina donde no todo es tan claro.

Y ya sabes lo que dicen SI TODO
ES PRIORIDAD, NADA ES PRIORIDAD.

SI TODO ES IMPORTANTE, NADA ES IMPORTANTE.

Es decir la situación actual que tú estas viviendo atiende básicamente a dos cosas:

1. A lo que haz creado.
2. A lo que haz permitido.

Eso es lo que nos lleva a pensar porque no tenemos cercas, limites en el trabajo.

Eso no quiere decir que no vas a ayudar a tu vecino, pero si quiere decir que tienes que encargarte de tu propio jardín primero.

Todos tenemos el mismo tiempo.

Donde esta ese tiempo que te esta faltando?

1. Cosas que solo tu puedes hacer por la organización.

2. Por debajo de esas, estarán las cosas que puedes permitir que otros las hagan.

- Todo lo que ellos puedan hacer al 80% de bien que tú, deja que ellos las hagan.

3.

1. Prioridades, cuales son esas tres cosas que mañana tengo que hacer y trato de hacerlas antes de las 11 de la mañana.

2. Limites, en que cosas no participare.

3. En que invertire mi tiempo.


TEAM

1. Que te traigan esa lista.
2. Cuales son esas dos o tres cosas que deberías de estar haciendo.

Agendate tiempo para pensar.
Protege tu calendario.