El RGPD (artículos 37 a 39) establece tres casos en los que será obligatorio la designación de un DPO por el responsable y el encargado del tratamiento
(ii) cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escalal
(iii) cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales
"se entiende la incompatibilidad de funciones, en tanto el DPO actuaba también de administrador de los sistemas, supervisándose a sí mismo y, anulando, por tanto, la independencia necesaria."
De acuerdo con el Grupo de Trabajo del Artículo 29: "entre las cualidades que le son exigibles al DPO, cualidades personales deben incluir por ejemplo integridad y alta ética profesional, capacidades de comunicación, así como, habilidades personales y empatía a la hora de lidiar con situaciones relativas a la gestión de reclamaciones o posibles discrepancias que se puedan producir entre los criterios empresariales y la interpretación normativa."