PRESENTATION OUTLINE
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Ejercicio 4: Auditoria de un proyecto
Jose Maria Cruz Contreras
27/NOV/2020
INTRODUCCION
Me dedique a la realización de una entrevista a la Arq. Katy Domínguez, ella es agente de ventas en la empresa Ferrepacifico
La empresa Ferrepacifico en la encargada de la venta de materiales para la construcción como por ejemplo, vigas, p t r ,ángulos, cemento, tejas, viguetas, contramarcos, tubulares, etc..
La Arq. Katy, es la responsable de administrar directamente con proveedores de diferentes materiales como son el caso de vigas, ptr, cemento laminas, viguetas, ángulos, etc.
La venta de esos materiales son directamente a Arq. de diferentes tipos de obras, los cuales primero piden a la empresa una cotización de todo tipo de material el cual requerirá, si la empresa llega a manejarle un precio accesible el Arq. firma un contrato el cual estará solo comprando a dicha empresa.
Al firmarse el contrato dicho Arq. comienza a tener comunicacion con la Arq. Katy, a la cual comienza mandando archivo de los materiales necesarios para coemnzar su obra, por ello Katy necesita comenzar a comunicarse con los agentes de compras de la empresa para comnezar la compra del material al proovedor, para hasi comenzar la venta directa al Arq., Katy es la encargada de conseguir precios especiales el cual convenza al cliente, para ello, ella tiene que solicitar permiso primero a su jefe directo, despues llenar un documento con el descuento que pedira en cada material requerido, llenara un precio pactado el cual ara llegar al cliente, despues se ara cargo de llevar a cabo todo el proceso de venta desde la facturacion ,
hasta la entrega en tiempo y forma, ella debe buscar día con día diferentes obras en proceso las cuales ella tome en cuanta serán muy buenas ventas para la empresa y ganancias para ella, después de cada día ella hace un cierre de venta en el cual tiene que pasar un reporte a su jefe directo y a los encargados de ventas, los cuales checan su venta del día y desglosan sus ventas a contado y crédito, las cuales tienen un plazo pactado, al cerrar su venta se le envía directamente cual fue la ganancia por comisión de su día.
Me llamo mucho la atención el tipo de manejo de venta y facturación por lo cual tuve la curiosidad de preguntar si necesariamente día a día debe de dar su informe de cierre, a lo cual me respondió que si, ya que si no lo hace los encargados de contabilidad le bloquean los créditos a sus clientes y al día siguiente ya no podrá realizar ventas hasta que haga su cierre, me comento que eso es algo tardado y no puede perder tiempo en ello, ya que algunos de sus clientes comienzan desde muy temprano pidiendo facturación de sus materiales requeridos, al igual que me comento que algunos de sus clientes son un poco especiales es cuestión de puntualidad,
por ello me explico que su día laboral no termina hasta que termino todo tipo de facturación y venta de ese día, hasta que sus clientes ya no requieren sus servicios durante ese día, después de eso termina su cierre de venta y espera la autorización de créditos y cierra, lista para el siguiente día.
Lo anterior, contribuye a conocer un poco mas el tipo de labor que maneja un agente de ventas a mayoreo de una empresa muy conocida, es muy necesario conocer toda necesidad del cliente al momento en el cual ofrecerás su servicios, tomando en cuanta que se maneja mucho dinero para la empresa y la Arq. agente de venta.
VALIDACION DE CONTROL DE EXPEDIENTES
Alumno: Jose Maria Cruz Contreras
Empresa: Banco Nacional de México S.A
27/NOV/2020
Tabla de contenido
Definición y delimitación del problema (título) ….2
Antecedentes 3
Objetivo del proyecto 4
Acta (o carta) constitutiva del proyecto 5
Enunciado del alcance 6
Contexto en el que se desarrolla tu proyecto 7
Fundamentación conceptual...................7
Estructura de desglose del trabajo (EDT)……8
Cronograma de las actividades……………………………………9
Definición y delimitación del problema
Control de Expedientes:
La problemática que en esta empresa se ha detectado es el control de recepción de expedientes que realizan los empleados en todas las áreas de la organización en su día laboral, en la cual genera molestia e inconformidad por parte de los compañeros que a causa de esta deficiencia y control en el área el ejecutivo pierde parte proporcional de su incentivo quitándole desde un 25% hasta el 100% de ese ingreso variable, esa problemática debería haberse detectado ya por parte de las áreas de implementación y Franquicia Comercial,
así como de Pacifico Control de Expedientes para mejorar el servicio al cliente ya que su manejo y resguardo es función principal de File Central y no depende de cada uno de ellos ya que ahí se concentran todos los expedientes a nivel nacional y su función es digitalizarlos de acuerdo al cliente, al tipo de documento y tramite realizado, así como llevar a cabo las actualizaciones correspondientes de los clientes en base al artículo 115 de la Ley de Instituciones de Crédito en base a la prevención de lavado de dinero.
Antecedentes del Proyecto
En base al análisis realizado en el área de control de expedientes se crea esta propuesta de proyecto debido a las deficiencias en el seguimiento de control y recepción de expedientes que realizan los ejecutivos, generando así altos tiempos de respuesta y perdidas económicas del ingreso variable a cada uno de ellos.
En este proyecto se involucrarán el File Central en coordinación con Pacifico Control de Expedientes que es el área principal de recepción de expedientes, sala de juntas para cuestionar y darle seguimiento al proyecto, así como ejecutivos de servicio a clientes y ejecutivos personales.
se necesitarán algunos requisitos como son una inversión inicial, oficinas, empleados, equipo mobiliario, telefonía y de computo, material de papelería, solicitud de permisos para la implantación de un sistema operativo que permita la digitalización instantánea de los documentos. El presupuesto que se necesitará será de aproximadamente 500,000.00. (Quinientos mil pesos 00/100). Con este análisis los resultados esperados son unificar los procesos que realizan los ejecutivos en expedientes de altas y modificaciones permitiendo llevar un control adecuado en tiempo y forma para arribo de expedientes quedando obsoleto el arribo físico.
Objetivo del Proyecto
Con esta propuesta el principal beneficio será la digitalización automática en tiempo real al momento de realizar un expediente, disminuyendo así los tiempos de repuesta a los rechazos y el control de completes de los expedientes, ya que no será necesario enviar documentación física puesto que todos los tramites se harán en línea dentro de la sucursal. Apoyando al medio ambiente al no utilizar más papel.
Con esto los ejecutivos podrán recuperar sus expedientes sin tener afectación a su incentivo ya que este nuevo sistema operativo facilitara la digitalización de los expedientes en un lapso no mayor a 24 horas.
Acta (o carta) constitutiva del proyecto
Nombre del proyecto: Control de expedientes
Justificación del proyecto. Lograr que el proceso de recepción de expedientes sea efectivo para llevar un seguimiento por parte de los empleados que lo consulten.
Fecha inicio y fecha fin: 22 de noviembre del 2020 al 20 de marzo 2021
Duración: 13 semanas
Presupuesto: $500,000.00
Director del proyecto: Lucero del Rocío Vázquez Guzmán
Los objetivos medibles del proyecto: Iniciar el proyecto en la fecha establecida y apoyo para lograrlo cumpliendo las expectativas del proyecto.
La descripción de alto nivel del proyecto y sus límites: Cumplir con el presupuesto asignado, completar las operaciones para la ejecución del proyecto y satisfacer las necesidades de la empresa.
Supuestos y las restricciones: Presupuesto de acuerdo al análisis, oficina, colaboradores, materiales y equipo para realizar el proyecto e implantación del sistema. Restricciones no obtener los permisos, no contar con financiamiento y no contar con personal capacitado.
Los riesgos de alto nivel: no cumplir con el plazo esperado para el proyecto y no tener la aprobación de los interesados.
Enunciado del Alcance
El alcance de este proyecto es mejorar el proceso de digitalización de expedientes como un nuevo modelo de negocio mediante la ciencia de datos con máximos estándares de calidad y agilidad en los procesos de la empresa. El fin de este proyecto es digitalizar una sola vez los documentos; por ello se van a definir desde la planeación una digitalización clasificada y con óptima calidad para garantizar que cada archivo se pueda reutilizar, sin necesidad de volver a digitalizarlo. Esto servirá para incrementar la cartera de clientes junto con las actualizaciones reglamentadas por el SAT.
Contexto en el que se desarrolla tu proyecto
Se presenta un a alta deficiencia en el seguimiento y control de expedientes de todos los empleados de la organización, esto representa un gran golpe para los ejecutivos y lo que repercute a su bolsillo ya que debido a esta problemática los ejecutivos se abstienen a realizar trámites innecesarios para evitar afectación en incentivos y eso lleva a un pésimo servicio para el cliente en cuanto a la calidad en sus operaciones y altos tiempos de espera para las actualizaciones.
Fundamentación Conceptual
En la implementación de este proyecto y con la metodología establecida se tiene como objetivo reducir el impacto monetario en un 90% en el control y recepción de expedientes que tienen los ejecutivos en todos los niveles de la organización y que los empleados puedan tener su expediente digitalizado en un máximo de 24 horas quedando la actualización en línea.
Con esto nuestros colaboradores brindaran un servicio con la mejor calidad sin tener afectaciones en su incentivo, se incrementarán las ganancias, la confiabilidad hacia la empresa y por ende aumentaría su utilidad.
