COMPLIANCE PENAL (UNE 19601)

Agenda

• Presentación 3C Compliance
• La norma UNE 19601
• La UNE 19601 y conformidad de los SGCP
• Preguntas.

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I. Presentación 3C Compliance

• Presentación 3C Compliance
• Experiencia internacional
• Prevencion proactiva y a medida
• Colaboración con socios alemanes
• Mejores prácticas en Compliance
• ISO 19600 y certificado GRC en España
• Universidades en Italia, España y Alemania y colaboración con la Comisión Europea

II. La Norma UNE 19601

II. La Norma UNE 19601

• la normalización del Compliance
• antecedentes de la ISO 19600
• Introducción a ISO 19600 e ISO 37001

NORMALIZACIÓN

Normalización

• De acuerdo con art. 8 de la Ley 21/1992 , una norma es un documento de aplicacion voluntaria que contiene especificaciones técnicas basadas en los resultados de la experiencia y del desarrollo tecnológico
• fruto de conseno entre todas las partes interesadas e involucradas
• aprobadas por un organismo de normalización reconocido

ANTECEDENTES

Antecedentes

• estándar australiano AS3806 (Compliance Programs) del 1998
• Australia propone en el 2012 la elaboracion de una norma intrnacional sobre compliance -> ISO 19600
• ISO 19600: solamente documento de recomnedaciones, no de requesitos, y uan norma sobre un sistema de gestión de compliance, integrable por tanto en el sistema de gestión global de la organzación

ISO 19600

ISO 19600

• Es un estándar internacional que establece recomendaciones, no requisitos. Por tanto, se trata de una norma no certificable.
• Abarca todos los aspectos relacionados con un sistema de gestión de compliance global, generalista, no específico.
• Está basado en el principio de mejora continua: PLANEAR –HACER –CHEQUEAR –ACTUAR
• Distingue entre Requisito (obligación legal) y Compromiso (voluntario), pero ambos son Obligaciones de Compliance.
• Incluye la gestión del riesgo como parte esencial de un sistema de gestión de compliance y está basada en el principio de Enfoque Basado en el Riesgo (RBA).
• Focaliza a Compliance como parte de la cultura de la organización y pone el énfasis en que compliance es responsabilidad del órgano de gobierno más que de simplemente una función interna.
• Presenta la denominada estructura de Alto Nivel, común a todas las normas internacionales ISO de sistemas de gestión: (i) Contexto de la organización, (ii) Liderazgo, (iii) Planificación, (iv) Apoyo, (v) Operación, (vi) Evaluación del desempeño, (vii) Mejora

ISO 37001

ISO 37001

• Responde a la necesidad de tener un marco común para establecer un sistema de gestión que contemple específicamente el riesgo de la corrupción y el soborno.
• Demandado especialmente por las empresas que tienen actividad comercial internacional.
• Necesario en jurisdicciones con legislaciones extraterritoriales (EEUU, Reino Unido) para poder operar con empresas de su país.
• Establece un sistema de gestión específico, que se puede englobar en un sistema de gestión de compliance general.
• Incorpora requisitos y, por tano, es certificable.
• Es aplicable a organizaciones de cualquier tamaño y sector.
• Presenta la estructura de Alto Nivel, común a todas las normas internacionales ISO de sistemas de gestión, con lo que es integrable en otros sistemas de gestión.
• Incorpora detalles de controles específicos diseñados para prevenir el soborno, tales como regalos e invitaciones, pagos de facilitación y extorsión, procedimientos de contratación, medidas de diligencia debida, etc.
• Incorpora anexos con ejemplos y recomendaciones concretos y específicos, de gran ayuda a la hora de implantar la norma.

UNE 19601

UNE 19601

• Tiene estructura de alto nivel
• facilidad para sincronizar diferentes normas
• posibilidad de intergar sistemas de gestión, eliminando duplicaciones

UNE 19601

• norma certificable
• norma práctica: apuesta por la estructura del ciclo DEMING P-D-C-A, no es un proyecto con fecha fin
• seguridad en el tráfico jurídico dentro de la cadena de suministra
• valoración en un procedimiento judicial
• la necesidad de una cultura compliance

Liderazgo

Liderazgo

• capítulo 5
• Art. 5.1.1 Organo de Gobierno
• Art. 5.1.2 Órgano de Compliance Penal
• Art. 5.1.3 Alta dirección
• 5.2 Política de compliance
• 5.3 Roles, resposnabilidades y autoridades en la organización

Liderazgo

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CULTURA Y FUNCIÓN DE COMPLIANCE

Cultura de Compliance

• 7.3.1 UNE 19601: La organización debe asegurarse de que sus miembros son competentes, básandose en una educación, formación o experiencia adecuada
• 7.4 UNE 19601: La organización debe fomenatr de maner continúa entre sus miembros la concienciación respecto al Compliance

Cultura de Compliance

• politica de compliance
• sistemas de remuneración por logros de compliance
• evaluaciones a los empleados antes de su contratación
• formación continúa
• comunicación continúa, abierta y adecuada
• reconocimiento visible de los lorgos de la gestión de compliance

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EL SGCP: Contexto y Planificación

El SGCP - Contexto

• Todo sistema de gestión de compliance penal debe ser adecuado a las circunstanciasde la organización en la que opera. Por este motivo, el Capítulo 4 de la Norma UNE trata aspectos relacionados con ello, que no sólo tienen importancia a la hora de diseñar el sistema de gestión, sino también de procurar su mantenimientoy mejora continua.

El SGCP - Contexto

• Entendimiento de la organización y su contexto
• Entendimiento de las necesidades y expectativas de los grupos de interés
• Determinación del alcance del sistema de gestión de compliance penal
• Sistemas de gestión de compliance penal

El SGCP - Contexto

• Art. 4.1: adecuado conocimiento de las circunstancias tanto internas como externas de la organización, por cuanto condicionan el diseño, mantenimiento y mejora de su sistema de gestión.
• Un sistema de gestión de compliance penal sólo es adecuado cuando es proporcional a las circunstancias de la organización y se proyecta sobre riesgos que verdaderamente la amenazan.

El SGCP - Contexto

• Tamaño y estructurade la organización
• Ubicaciones y sectoresen los que opera o prevé operar
• Naturaleza, escala y complejidad de las actividades
• Miembros de la organización y socios de negocio

El SGCP - Contexto

• La Fiscalía General del Estado, en la “Circular1/2016 sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la Reforma del Código Penal efectuado por la Ley Orgánica 1/2015”, ha señalado expresamente que “los modelos de organización y gestión deben estar perfectamente adaptados a la empresa y a sus riesgos concretos”.

El SGCP - Contexto

• Art. 4.2: necesidad de determinar los grupos de interés y sus requesitos a considerar dentro del SGCP (por ejemplo: regulador, autoridades administrativas, accionistas/inversores, consumidores y usuarios)

El SGCP - Contexto

• Art. 4.3: alcance objetivo y subjetivo del SGCP.
• El ámbito de proyección del sistema se relaciona con los riesgos penales que afectan al perímetro formado por los miembros de la organización y los socios de negocio.

El SGCP - Contexto

• Art. 4.4: la organización adopte, implemente, mantenga y mejore de forma continua un SGCP, que incluya las políticas, procesos y procedimientosnecesarios así como sus interacciones, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Norma.

El SGCP - Planificación

• Capítulo 6
• 6.1 Acciones para hacer frente a riesgos y oportunidades
• 6.2 Identificación, análisis y evaluación de los riesgos penales
• 6.3 Objetivos de prevención de delitos y planificación para lograrlos

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El SGCP: Planificación y control operacional

El SGCP: Planificación y control operacional

• Capítulo 8
• 8.1 Planificación y control operacional
• 8.2 Diligencia debida (punto de partida Art. 31 bis 5.1)
• 8.3 Controles financieros
• 8.4 Controles no financieros
• 8.5 Implementación de los controles en las filiales
• 8.6 Condiciones contractuales
• 8.7 Comunicaciones de incumplimientos e irregularidades
• 8.8 Investigación de incumplimientos e irregularidades

El SGCP: evaluación y auditoría de los SGCP

El SGCP: evaluación y auditoría de los SGCP

• Capítulo 9
• 
  Seguimiento, medición, análisis y evaluación
• Informes de Compliance
• Auditoría interna
• Revisión del SGCP
• Mejora y mejora continua

El SGCP: evaluación y auditoría de los SGCP

• Código Penal: Requisitos del 31.bis. 5. 6º. La verificación.
• Realizarán una verificación periódica del modelo y de su eventual modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada que los hagan necesarios.

El SGCP: evaluación y auditoría de los SGCP

• 9.3 Revisión por el órgano de compliance penal
• 9.4 Revisión por la alta dirección
• 9.5 Revisión por el órgano de gobierno

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Información documentada en el SGCP

El SGCP: Información documentada

• Capítulo 7.6
• 
  7.6.1 Generalidades
• 7.6.2 Creación y actualización
• 7.6.3 Control
• Anexo C Información documentada mínima necesaria (Anexo C UNE 19601)

El SGCP: Información documentada

• no hay listado de documentos del sistema de gestión
• sí hay sistema de gestión documentado

El SGCP: Información documentada

• ¿Qué se entiende por información documentada? Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que esta contenida
• ¿Tipos de información documentada? La información documentada puede hacer referencia a: - El SGCP y la información generada para que la organización opere - La evidencia de los resultados alcanzados o de las actividades realizadas(registros)

El SGCP: Información documentada

• 7.6.2 Creación y actualización Al crear y actualizar información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) la identificación y descripción Por ejemplo: • Título • Fecha • autor o • número de referencia) b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) la revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación.

El SGCP: Información documentada

• 7.6.3 Control de la información documentada La información documentada requerida por el SGCP se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite; b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe tratar las siguientes actividades, según corresponda: – distribución, acceso, recuperación y uso; – almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; – control de cambios (por ejemplo, control de versión); – conservación y disposición final.

La conformidad del SGCP: certificación

La conformidad del SGCP: certificación

• ENAC está elaborando un esquema de certifiación

¿PREGUNTAS?

¡GRACIAS!