Sinuhé Navarro Martín
@sinucuantico en Twitter
http://www.dieztiposdepersonas.es

¿Necesito GTD?

¿Necesito GTD?

El caso de la fábrica de enlatado

• Sabe cuándo ha terminado su trabajo
• Puede medir la productividad fálcilmente
• Cuando llega a casa no tiene porqué pensar en el trabajo
• Sus responsabilidades están bien delimitadas

No es nuestro caso ¿Verdad?

GTD no es para mi

- No soy una persona muy ocupada...
- Tengo buena memoria...
- Ya uso una lista de tareas...

¿En qué te puede ayudar GTD?

Adiós al estrés

- SIGNIFICADO -

Perspectiva que permite definir qué es importante
y controlar el estado de tus proyectos para dirigirte a lograr tus objetivos

- CONFIABILIDAD -

La mente es mala memorizando pero excelente creando.
Saca las cosas de la cabeza.

- TIEMPO -

Equilibrio entre tu vida personal y profesional te libera de la ansiedad que produce el tratar de alcanzar y mantener ese equilibrio

- ENFOQUE -

Te permite eliminar de tu mente todo lo que es ahora mismo superficial o irrelevante para concentrarte en lo que ahora es importante

- LIBERTAD -

En cada momento eres libre de elegir entre un conjunto de tareas que se adecúan mejor al contexto en el que te encuentras, o de no hacer nada

- MEJORES RELACIONES SOCIALES -

Ya no olvidarás NADA. Cumplirás con tus compromisos y promesas

Organización

Creatividad

Gestión de la incertidumbre

productividad

¿qué es gtd?

GTD® “Getting Things Done®”, es un sistema revolucionario para gestionar tu vida y tu trabajo, y el libro con el mismo nombre escrito por David Allen que transforma la sobrecarga personal en una sistema integral de productividad sin estrés.

Es largo de explicar ...

¿por dónde empiezo?

¿porqué quieres practicar gtd?

Si tenemos clara esta visión —cómo queremos estar de aquí a unos años, cómo queremos utilizar nuestro tiempo de acuerdo a nuestros valores y principios—, tendremos un gran apoyo para GTD

Cómo definir tu declaración de visión

Ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos poner nuestra atención en cada momento

importante vs urgente

• Uno de los principales malos hábitos en el campo de la productividad personal es la asignación subjetiva de prioridades a nuestras tareas
• Te empujan a vivir muy ocupado haciendo cosas que son urgentes, pero rara vez importantes

Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente.
La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes

Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida.

Para poder decidir qué es importante y qué no, primero necesitas pararte a reflexionar sobre qué quieres ser y cómo crees que puedes llegar a serlo.

6 niveles de perspectiva

6 niveles de perspectivas

• Vida
• Visión
• Objetivos
• Áreas de responsabilidad
• Proyectos
• Acciones

VIDA
Este es el núcleo de todo, el propósito de tu vida y de tu trabajo. El gran por qué. Todo lo demás deriva de este propósito y te deben guiar a hacia él.

visión

• Es la imagen que tienes de ti mismo en un futuro no muy lejano, de tres a cinco años.
• En función de está, tu cerebro irá estableciendo los objetivos necesarios para convertirla en realidad.

objetivos

• Son los logros que quieres alcanzar a medio plazo, normalmente uno o dos años, tanto en tu vida personal como en la profesional.
• De ellos se desprenden las áreas de responsabilidad en las que te debes concentrar.

áreas de responsabilidad

• Diferentes facetas de tu vida con las que estás comprometido de una manera u otra
• Los proyectos que aceptas o creas tú mismo te deben ayudar a mantener tus áreas de responsabilidad a un buen nivel.

PROYECTOS

• Son los compromisos, internos y externos, que quieres conseguir a corto plazo
• Cada uno de estos proyectos requerirán varias acciones

ACCIONES

• TODAS las cosas que actualmente debes hacer (llamadas de teléfono, e-mails que enviar, cosas que comprar, trabajos, etc.)

y ahora ¿cómo lo aplico?

El flujo de trabajo

El flujo de trabajo

• Recopilar
• Procesar
• Organizar
• Revisar
• Hacer

recopilar

bandejas de entrada

• Tantas como sean necesarias para tus diferentes escenarios
• Centraliza todo lo posible
• Interrupción = entrada

procesar

- PROCESAR -
Generalmente,
cuando algo llega a nuestra mesa de trabajo o sale de nuestra mente, no lo hace
analizado y listo para hacer lo que sea que tengamos que hacer.

Las reglas

• Empieza por el primero
• Lo que sale no vuelve a entrar
• Deja limpias tus bandejas
• 2 min. Hazlo
• Delega
• Elimina todo lo que puedas

procesando...

• ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?
• ¿Es información que debo guardar como referencia?
• ¿Puedo delegarlo en alguien?
• ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

procesando

• ¿Requiere de varias acciones físicas?
• ¿Qué necesitaré para llevar a cabo esta tarea?
• ¿La puedo hacer en ratos libres o necesitaré estar muy concentrado durante un buen rato?
• ¿Es urgente o puedo esperar un tiempo para hacerlo?

las bandejas oficiales

• LAS de Entrada.
• Próximas acciones
• Proyectos
• En espera
• Algún día
• Referencias

Otras bandejas útiles

• Hoy
• Completados
• Proyectos cíclicos
• En activo

Los detalles

• Contextos
• Niveles de exigencia y tiempo
• Áreas de responsabilidad?
• La agenda - 43 carpetas???

¿Cuándo procesar?

Organizar

REVISAR

• Repasa tus bandejas
• Conoce el estado de tus proyectos
• Revisa tu sistema
• Limpia la bandeja referencias
• Combate la entropía

REVISiones

• Operativa - Diaria
• De control - Semanal
• Estratégica - Trimestral?

Hacer

Remember

• ¿2 minutos? Hazlo
• Procesar al menos 1 vez al día
• Revisiones períodicas
• Revisiones panorámicas
• Delega
• Los que sale de ENTRADA no vuelve a entrar
• Bye bye Multitarea - Focus

implementaciones

• Papel + boli + Tablero de post-it
• OmniFocus
• Things
• Evernote
• Trello
• Remember the Milk
• Wunderlist
• ...

¿Alguna pregunta?

pomodoro

Gestión del tiempo con pomodoro

• Poner el pomodoro a 25 minutos
• Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
• Tomar un pausa (5 minutos)
• Cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)