Administración de Proyecto
Published on Nov 12, 2018
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PRESENTATION OUTLINE
Administración de Proyecto
- Un día en la oficina de proyectos y la agenda del administrador de proyectos
- Alumno: Ma Eugenia Martínez Lobaton
- Matricula 02804783
- Campus: TECMilenio On Line
- Profesor: Nora Elisa González Gaytán
- Fecha de entrega: 08 de Noviembre del 2018.
Photo by Comunicación UNED
De manera individual analiza el siguiente enunciado:
- Si un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, menciona tres ejemplos de proyectos en los que has participado, ya sea de tu vida personal, estudiantil o de tu experiencia profesional.
- En nuestra vida diaria siempre debemos tener proyectos por lo que estamos dispuestos hacer o dejar de hacer para lograrlo, es una buena medida para darle una razón a nuestra existencia.
Photo by Andre Hunter
De manera individual analiza el siguiente enunciado
- En lo personal he tenido vario proyectos los cuales ya he realizado como el casarme, los XV de mi hija, costear la universidad a mi hija.
- En mi experiencia laboral, constantemente nos capacitan para adquirir nuevos puestos. Un gran proyecto fue prepararme para ser Ejecutiva fue un gran cambio pero puedo decir con satisfacción que valió la pena.
Photo by Andre Hunter
2.Para cada proyecto contesta lo siguiente
- Proyecto: La Boda a) ¿Cómo inició el proyecto? Después de tener 4 años de novios tomamos la decisión de dar el siguiente paso muy importante en nuestras vidas ya que es para siempre de casarnos. b) ¿Quiénes fueron los involucrados? Nuestros padres, hermanos,amigos y nosotros.
Photo by Carlos Adampol
2.Para cada proyecto contesta lo siguiente
- Proyecto: Incremento al Índice de rentabilidad neta a. ¿Cómo inició el proyecto? Me asignaron como Director de Sucursal en un oficina nueva completamente 0 clientes por lo que se debía trabajar en la atracción de nuevo clientes, los 4 primeros meses fue muy fácil se cumplía en todo pero la clientela iba en aumento no estábamos preparados ni organizados para recibir correctamente a los clientes por lo que la recomendación que nos daban disminuyo relativamente de tener un 95% bajamos a un 35% por lo que se dio inicio al proyecto para incrementar la recomendación de nuestros clientes. b. ¿Quiénes fueron los involucrados? Todos los integrantes de la sucursal 10 empleados, El asesor de experiencia única, Director de zona s.l.p. c. ¿Qué secuencia de paso llevaste a cao en esos proyectos? Primeramente identificar el área de oportunidad para dar inicio al proyecto al identificar el objetivo, quienes serían las personas involucradas para realizar las actividades de control y seguimiento, realizar una planeación y posteriormente llevar la ejecución posteriormente llevar el control y seguimiento para finalmente dar el cierre del proyecto. d. ¿Cómo fue el cierre del proyecto? Los involucrados estuvieron de acuerdo en el cierre del proyecto por lo que se realizó un manual con cada una de las acciones que se realizaron así como los desvíos que hubo y cuáles fueron las acciones para subsanar estas áreas. e. ¿Cuáles fueron los resultados? El resultado fue positivo ya que se logró el objetivo de incrementar el índice de recomendación neta del cliente. f. ¿Cuáles fueron las técnicas empleadas? Diagrama de Grant, lluvias de ideas, Diagrama de causa y efecto, Pert.
Photo by Carlos Adampol
2.Para cada proyecto contesta lo siguiente
- Proyecto: estudiar una Licenciatura a. ¿Cómo inició el proyecto? Ya tenía 25 años de trabajar en BBVA Bancomer y desempeño el puesto de Director de Sucursal y es muy complicado trabajar con los compañeros para motivarlos a realizar cada quien su trabajo, por lo que para desempeñar mejor mi trabajo tome la decisión de estudiar la Licenciatura de Administración de Empresas para ampliar mi conocimiento y realizar correctamente mi trabajo. b. ¿Quiénes fueron los involucrados? Mi familia esposo e hijos, mi jefe y la empresa. c. ¿Qué secuencia de paso llevaste a cado en esos proyectos? Inicio identificar mi proyecto, después planificar las horas que necesito para estudiar y realizar los trabajos, posteriormente la ejecución y darle un control y seguimiento hasta lograrlo y hacer el cierre. d. ¿Cómo fue el cierre del proyecto? El avance que llevo es de un 80% por lo que aún no realizo el cierre. e. ¿Cuáles fueron los resultados? Hasta el momento han sido positivos y vamos en un 90% de logros ya que me ha ayudado a desempeñar mejor mis actividades y entender a los compañeros para que se realice el trabajo en un excelente clima laboral.
Photo by Carlos Adampol
2.Para cada proyecto contesta lo siguiente
- ¿Quiénes fueron los involucrados? Mi familia esposo e hijos, mi jefe y la empresa. c. ¿Qué secuencia de paso llevaste a cado en esos proyectos? Inicio identificar mi proyecto, después planificar las horas que necesito para estudiar y realizar los trabajos, posteriormente la ejecución y darle un control y seguimiento hasta lograrlo y hacer el cierre. d. ¿Cómo fue el cierre del proyecto? El avance que llevo es de un 80% por lo que aún no realizo el cierre. e. ¿Cuáles fueron los resultados? Hasta el momento han sido positivos y vamos en un 90% de logros ya que me ha ayudado a desempeñar mejor mis actividades y entender a los compañeros para que se realice el trabajo en un excelente clima laboral.
Photo by Carlos Adampol
¿Qué aprendiste en cada uno de esos proyectos?
- Al realizar el primer proyecto no tenía experiencia por lo que no sabía cómo lo iba a lograr tenía en mente que es lo que quería pero para llevar una secuencia o por dónde empezar se me complico iba haciendo las cosas conforme iban saliendo, al realizar el último proyecto del índice de recomendación neta se me facilitaron las cosas ya que sabía por dónde iba a empezar y sobre todo de llevar una secuencia aprendí lo importante de ser disciplinado y llevar un control de cada una de las actividades así como el seguimiento para poder detectar las áreas de oportunidad y poder dar solución de inmediato, hablar en forma clara y entendible para que el colaborador sepa que es lo que se espera de él, que pueda desempeñar el puesto y lo quiera realizar así de saber si está a gusto en la empresa y cuáles son sus planes a futuro .
Elabora una lista de los recursos que empleaste en cada uno de esos proyectos
- Los recursos que se emplearon fueron: Capital Humano, Infraestructura computadora, internet Papelería El costo del gasto de los implementos Tiempo
.Si tuvieras que hacer nuevamente esos proyectos
- ¿qué cambiarías? y ¿cuál crees que sería el resultado al realizar esos cambios?
- En estos momentos me siento más preparada por lo que cambiaría seria identificar al personal que está fallando y ser directo al momento de explicar al colaborador en donde está fallando y hacerle mención en que afecta lo que el deja de realizar, esto nos ahorraría tiempo y cada uno de los colaboradores asumiría su responsabilidad logrando con ello que se logre el objetivo.
Photo by Denys Nevozhai
¿Por qué es importante la administración de proyectos para llegar a un objetivo?
- Es una forma clara, detallada de llevar el seguimiento para el logro de los objetivos, ya que nos ayuda a identificar primeramente el objetivo, analizar si es factible realizarlo, si vamos obtener la ganancia necesaria, si el producto o servicio cumple con los requisitos obligatorios y llevar cada uno de los proceso necesarios para tener éxito en el objetivo y bien si es necesario no continuar ya que no se cumplirá el objetivo.
Un día en la oficina de proyectos.
- a. Ordena de forma cronológica las actividades que realizó durante el transcurso del día la administradora del proyecto
- 1. 10 minutos Para socializar con Niels y ponerse al tanto acerca de las noticias personales. 2. Correo de voz y encender computadora 3. 15 minutos revisar agenda y pendientes 4. 25 minutos revisando los reportes de proyecto y preparándose para la reunión semanal de revisión de avance. 5. 20 minutos con su jefe examinando el proyecto. Él le comunica un rumor respecto a un integrante del equipo que supuestamente está utilizando estimulantes en el trabajo. Ella le dice que no ha observado nada sospechoso, pero que vigilará a esa persona. 6. 45 minutos de la junta se revelan aspectos del proyecto que tienen que atenderse y para los cuales hay que asignar personas que lo hagan. 7. 30 minutos revisando las asignaciones de los proyectos ya que ambas comparten personal. El proyecto de Olivia Sierra está atrasado y necesita ayuda. Entre ambas acuerdan que deben regularizarlo. 8. Claudia hace varias llamadas y devuelve varios correos electrónicos antes de bajar las escaleras para reunirse con integrantes de su equipo de proyecto. 9. 20 minutos Junta con su equipo de trabajo se da cuenta de que, entre otras cosas, varios de los gerentes de los clientes están comenzando a pedir cosas que no estaban incluidas en la declaración original del alcance del proyecto. 10. 30 minutos come con Eduardo Le sorprende escuchar que Luis Garza, el director de los proyectos de sistemas, quizá se cambie a otra empresa. Luis Garza siempre ha sido un aliado poderoso. 11. 30 minutos a revisar el problema con Joel Reyes le promete hacer algunas investigaciones al respecto y devolverle la llamada lo antes posible. 12. Escucha los movimientos tercero y cuarto del Concierto para cuerdas en la, de Maurice Ravel en sus audífonos. 13. 30 minutos habla con el agente de compras que se ha asignado a su proyecto. 14. 1 hora Conferencia telefónica intercambiando información sobre los requerimientos técnicos que se derivan del uso de una nueva versión del software que están utilizando en proyectos de sistemas semejantes al de ella. 15. 15.- 40 minutos conversación Mariana Arias estuvo de acuerdo en hablar con su gente acerca de lo que prometieron y de lo que no prometieron. 16. 30 minutos revisando el efecto que las peticiones del cliente pueden tener en la programación del proyecto. 17. 20 minutos con su jefe actualizándolo sobre los acontecimientos más importantes del día. 18. 30 minutos a revisar correos electrónicos y documentos relativos al proyecto. 19. 30 minutos trabajando con escenarios de “qué pasa si”.
Identifica qué actividades están relacionadas con la administración de proyectos y cuáles no.
- Se detectan actividades que no están relacionadas con la administración pero que son necesarias como la hora de comida, un momento para relajarse o interactuar con sus compañeros
¿Qué recomendaciones harías para mejorar la administración del tiempo de la administradora?
- La recomendación desde mi punto de vista personal es: -Ya que comparte el personal con Olivia Sierra se recomienda realizar las reuniones estando el equipo completo y las 2 administradoras de proyectos. -Respetar el horario de la junta -Los acuerdos siempre deben dejarlos asentados por escrito y firmar las partes involucradas y el jefe dando el Vo. Bo. -Debe contar con opciones de envió para imprevistos.
Photo by Bodega Talleri
¿Cómo calificarías la eficiencia de la administradora de proyectos y porqué?
- Desde mi punto de vista personal es baja, puedo visualizar que es muy trabajadora le falta realizar un plan de trabajo y que el personal así como la gente que interviene esté enterada de cada una de las actividades a realizar que si se puede hacer y que no se puede hacer, observo que hay demasiadas reuniones las cuales se pueden evitar manejándolo a través de correo siempre enterando a su jefe
- ¿Consideras que es importante una adecuada administración de proyectos y porqué? Si ya que nos ayuda aprovechar al máximo a nuestro capital humano, los recursos monetarios así como la infraestructura.
Photo by ronan.yahoo
Analiza la estructura organizacional de
- a. La universidad TECMilenio La estructura es organización funcional b. O alguna de las empresas donde hayas trabajado o que conozcas La estructura organización funcional en BBVA Bancomer
a.¿Cuáles son los valores de ambas organizaciones?
- TECMILENIO VALORES En la Universidad TECMilenio nos hemos distinguido por brindar a nuestros egresados una formación que los haga competentes en la economía del mercado y que incremente sus niveles de bienestar y felicidad, con base en la ciencia de la Psicología positiva. Tenemos como visión “formar personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo” y buscamos cumplirla a través de nuestros cinco valores: • Innovación Creamos "oportunidades" y estamos dispuestos a romper paradigmas. Generamos ideas, las hacemos realidad y asumimos los riesgos necesarios. • Integridad Expresamos libremente nuestras ideas y denunciamos las conductas no éticas. Somos congruentes y nos conducimos con la verdad. • Sentido Humano Cuidamos y respetamos la integridad y la dignidad de las personas, y somos solidarios. Participamos para resolver las necesidades del país y de las comunidades más desprotegidas. • Trabajo en Equipo Fomentamos y reconocemos el trabajo colaborativo y multidisciplinario. Eliminamos las barreras que nos impiden trabajar en equipo. • Visión Global Somos ciudadanos con cultura global. Competimos globalmente y nos actualizamos para ir a la vanguardia. Fomentamos la diversidad y el aprecio por otras culturas.
- BBVA Valores El cliente es lo primero • Somos empáticos Incorporamos el punto de vista del cliente desde el primer momento, poniéndonos en ‘sus zapatos’ para entender mejor sus necesidades. • Somos íntegros Todo lo que hacemos es legal, publicable y moralmente aceptable por la sociedad. Ponemos siempre los intereses del cliente por delante. • Solucionamos sus necesidades Somos rápidos, ágiles y ejecutivos en resolver los problemas y las necesidades de nuestros clientes, superando las dificultades que nos encontremos. Pensamos en grande • Somos ambiciosos Nos planteamos retos ambiciosos y aspiracionales para tener un verdadero impacto en la vida de las personas. • Rompemos moldes Cuestionamos todo lo que hacemos para plantearnos nuevas formas de hacer las cosas, innovando y testando nuevas ideas que nos permitan aprender. • Sorprendemos al cliente Buscamos la excelencia en todo lo que hacemos para sorprender a nuestros clientes creando experiencias únicas y soluciones que superen sus expectativas. Somos un solo equipo • Estoy comprometido Me comprometo con mi rol y mis objetivos y me siento empoderado y plenamente responsable de lograrlos, trabajando con pasión e ilusión. • Confió en el otro Confío desde el primer momento en los demás, y trabajo con generosidad colaborando y rompiendo silos entre áreas y barreras jerárquicas. • Soy BBVA Me siento dueño de BBVA: asumo los objetivos del banco como propios y hago todo lo que está en mi mano para conseguirlos y hacer realidad nuestro Propósito.
Photo by Alessandro Martins
a.¿Cuáles son los valores de ambas organizaciones?
- Innovación Creamos "oportunidades" y estamos dispuestos a romper paradigmas. Generamos ideas, las hacemos realidad y asumimos los riesgos necesarios. • Integridad Expresamos libremente nuestras ideas y denunciamos las conductas no éticas. Somos congruentes y nos conducimos con la verdad. • Sentido Humano Cuidamos y respetamos la integridad y la dignidad de las personas, y somos solidarios. Participamos para resolver las necesidades del país y de las comunidades más desprotegidas. • Trabajo en Equipo Fomentamos y reconocemos el trabajo colaborativo y multidisciplinario. Eliminamos las barreras que nos impiden trabajar en equipo. • Visión Global Somos ciudadanos con cultura global. Competimos globalmente y nos actualizamos para ir a la vanguardia. Fomentamos la diversidad y el aprecio por otras culturas.
Photo by Alessandro Martins
¿Qué tipo de estructura organizacional predomina?
- Funcional
- c. ¿Tienen algún tipo de creencia?
- TECMilenio Formamos personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo. BBVA Bancomer Poner al alcance de todos las oportunidades de esta nueva era.
- ¿Qué dicen las características físicas de la organización, tales como vestimenta, decoración, arquitectura, oficinas, acerca de ambas organizaciones?
- TECMilenio es una institución con excelentes instalaciones, con tecnología de punta, su personal con buena presentación, capacitado y profesional con educación de maestría lo cual genera en un buen nivel académico a sus alumnos. BBVA Bancomer es una institución que está invirtiendo en infraestructura ya que cuenta con una nueva imagen en sucursales más amplias y limpias con tecnología de punta, contando con colaboradores capacitados quien cuentan con uniformes que identifican la marca de Bancomer.
- ¿Qué dicen sus documentos públicos, tales como, página web, misión, visión, informes anuales, circulares, relativo a su cultura en ambas organizaciones?
- TECMilenio Somos una Institución educativa con un modelo único en el mundo por la flexibilidad y empoderamiento que le brinda al alumno, ya que éste puede elegir su propio programa educativo de acuerdo con su propósito de vida. Sustentado en la ciencia de la Psicología Positiva, nuestro Modelo de Universidad asegura la competitividad de nuestros alumnos en la economía del mercado global e impulsa el bienestar y felicidad de los miembros de nuestra Comunidad. Actualmente, con 29 campus ubicados en 18 estados de México y TECMilenio Online®, ofrecemos 2 programas de Preparatoria, 28 Carreras Profesionales, 8 Carreras Ejecutivas y 7 Maestrías. Teniendo como Visión “formar personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo”, nuestra Comunidad está integrada por: • Más de 81,000 Egresados • Más de 56,000 Alumnos • Más de 4,600 profesores • Más de 1,700 colaboradores Nuestro Modelo de Universidad, único en el mundo, tiene 3 innovadoras características. • Flexibilidad • Aprender Haciendo. • El Mejor Lugar para Estudiar y Prepararse para ser Feliz. VISIÓN Formamos personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo. VALORES En la Universidad TECMilenio nos hemos distinguido por brindar a nuestros egresados una formación que los haga competentes en la economía del mercado y que incremente sus niveles de bienestar y felicidad, con base en la ciencia de la Psicología positiva. Tenemos como visión “formar personas con propósito de vida y las competencias para alcanzarlo” y buscamos cumplirla a través de nuestros cinco valores: • Innovación • Integridad • Sentido Humano • Trabajo en Equipo • Visión Global
Organizaciones
- ¿Cómo es el comportamiento de la organización, tales como, patrones de comunicación, rituales, lenguaje, las reuniones, temas que se examinan, en ambas organizaciones?
- La comunicación que se realiza es a través de correo electrónico, whatsapp, vía telefónica el lenguaje que utilizan las dos instituciones es formal, las reuniones las realizan 1 vez a la semana, mensual directivos. En TECMilenio el tema que examina es en la educación, examen, eventos deportivos, culturales, inscripciones. En BBVA Bancomer se realiza análisis de los objetivos como son las ventas, captación y la colocación de créditos.
- ¿Hay algún relato relevante, anécdotas, héroes o villanos?
- En el año 2013, Universidad TECMilenio lanzó su Nuevo Modelo de Universidad, lo que refrendó su naturaleza innovadora, pues este enfoque es único en el mundo. El rasgo más disruptivo de este modelo es la importancia que da al bienestar de largo plazo de los alumnos, el cual está basado en la Psicología Positiva, y apoyado por el Instituto de Ciencias de la Felicidad, creado por la Universidad TECMilenio en 2013. BBVA BANCOMER Una Organización ágil cuenta con un modelo de trabajo altamente productivo con flexibilidad para cambiar con calidad hacia las oportunidades que generan valor y al mismo tiempo con una forma de trabajo dinámica, generosa y de vanguardia para lograr un fuerte compromiso por parte de todos como un solo equipo.
¿La cultura identificada ayudaría a una correcta dirección de proyectos?
- En ambas instituciones se ve una clara aplicación a la organización donde se fijan los principios básicos como la visión, misión lo cual genera al colaborador confianza y pertenencia así como un excelente lugar de trabajo por lo que es fácil lograr los objetivos.
- Justifica tu respuesta. i. En base al análisis cultural, ¿qué tipos de proyectos podrían ser más fáciles de realizar y cuales no de acuerdo al tipo de cultura y estructura organizacional en ambas organizaciones?
- Por la estructura organizacional que se tiene que es funcional este tipo de estructura es jerarquica ya que cada departamento o área tienen a un encargado a quienes les reportan los colaboradores de acuerdo al área asignada. Cada departamento realizada sus actividades de forma independiente. En este tipo de estructura los proyectos que requieren de varios departamentos suele tener más dificultades para desarrollarse, ya que son transversales a la estructura organizativa.
