DIAGNOSTICO DEL TIEMPO

Este capitulo nos habla de los tiempos de una organización la cual con el tiempo se va cambiando o modernizando por la tecnología que se esta implementando y así mismo la reducción de tiempos para que sus colaboradores puedan cumplir con sus actividades pactadas esto obliga a las empresas a ser mas eficaces

EL TIEMPO PASA

El tiempo se hace cada vez más escaso, afecta con especial énfasis al hombre en su relación con las organizaciones, las cuales son creadas con la finalidad de racionalizar, dividir el trabajo aumentar la eficacia y se transforman en grandes mecanismos para poder coordinar las diferentes actividades. Todos los seres humanos envejecemos al mismo ritmo, a pesar de esto nos cuesta coordinarlos.

Con la industrialización se difunden las organizaciones en todos los ámbitos de la vida humana, esto quiere decir que los aparatos coordinadores que son las organizaciones tratan de utilizar el mejor y más racional tiempo posible.

El hombre moderno es un hombre organizacional y es un hombre carente de tiempo, el trabajo se acumula, el tiempo transcurre velozmente y al finalizar el día hay una cierta cantidad de actividades atrasadas, que deberán ser postergadas.

LA DISTRIBUCIÓN ORGANIZACIONAL DEL TIEMPO

Se han definido diferentes maneras para la distribución del tiempo, dentro del cual se organizan y distribuyen las diferentes actividades de una organización.
Dentro de esta definición y distribución de tiempos se establecen ritmos para las maquinas con las cuales se dan cumplimiento a una labor.

Cuando hablamos del tiempo discrecional lo podemos relacionar con los trabajadores de una empresa los cuales no tienen tiempo propio, no tienen quejas de carencia de tiempos, pero tampoco le falta el tiempo para cumplir todas sus tareas y atender sus demandas

Los altos ejecutivos deberían aprender administrar su tiempo, con el fin de cumplir todos los compromisos que se tienen, resaltando que por la labor que tienen adquieren muchos más compromisos de los que pueden hacer.

EL TIEMPO COMO SÍMBOLO DE ESTATUS

Si nos basamos en la jerarquía organizacional podríamos decir que entre el poder y el tiempo existe una relación cuando nos referimos a que los cargos más altos tienen más problemas de disponibilidad de tiempo.

Para poder cumplir con todos los compromisos se debe aprender a ser selectivo con base a Luhmann el cual hace referencia a que el individuo debe actuar selectivamente para relacionarse con otros ante una multitud de objetos en un tiempo limitado.

Las personas de mayor poder son quienes coordinan, distribuyen y controlan el trabajo en el que se ubican en los niveles más bajos de la Jerarquía. Por esta razón se puede concluir que aparte de que ellos tienen disponibilidad sobre su propio tiempo, también en el de otros trayendo como consecuencia enfermedades como por ejemplo el estrés.

TIEMPO Y CULTURA

Dentro de la cultura de cada país se da una definición a eficiencia dentro de nuestro trabajo de una manera diferente. El ser eficiente implica que previamente logremos administrar nuestro tiempo en diferentes actividades las cuales fueron planificadas y asignadas con un tiempo proporcional.

Es importante que al momento de hacer esa distribución de tiempo a nuestras actividades contemplemos el trabajo y el descanso, dentro del cual podamos decidir y actuar con criterios de productividad.

LA DETERMINACIÓN DEL USO DEL TIEMPO

A lo largo de la historia se han aplicado diferentes metodologías dentro de las organizaciones con el fin de optimizar los tiempos y ser más eficientes, como `por ejemplo Taylor el cual dividió el trabajo entre ejecutivos y trabajadores por medio de la toma de tiempos y movimientos con el fin de evitar desperdicios respecto a los movimientos realizadas en cada actividad dentro de la organización.

Los estudios que se han realizado se han fijado más en la optimización y racionalización del tiempo invertido en la ejecución de una actividad dejando de lado la aplicación de estos estudios a los tiempos dedicados a la planificación y toma de decisiones.

Por esta razón a lo largo del tiempo el ritmo de trabajo del hombre ha ido quedando condicionado por la velocidad que la maquina requiere para la ejecución de una actividad.

A hoy los trabajadores no administran su tiempo y tampoco la ejecución de su trabajo la realizan acorde a su ritmo y esfuerzo, este tiempo y actividades son distribuidas y controladas por los administradores.

Si un ejecutivo no se encuentra capacitado para actuar selectivamente con respecto a las actividades múltiples de varias personas y los compromisos sociales, se verá afectado y traerá consecuencias frente al tiempo.

EL USO DEL TIEMPO Y SU DESPERDICIO

Con el fin de que el tiempo se utilice de una manera más óptima, se debe tener en cuenta no realizar actividades que no agregan valor si se realizan excesivamente o inadecuadamente.

eJEMPLO

• Exceso de reuniones
• Exceso de trámites administrativos
• Estructura de delegación ineficiente “No delegar actividades”
• Delegación inversa: Subordinado no realiza sus actividades, dejando que el líder la haga
• Agendas de actividades confusas
• Poca calidad en las metas, objetivos y prioridades

LA MUJER EN LA ORGANIZACIÓN

A lo largo del tiempo se ha ido incorporando a la mujer en el trabajo de las organizaciones a pesar de que posiblemente presentan dificultades al realizar actividades dentro de su vida personal y familiar.


Según estudios realizados se observa que de 34 países medidos por la OCDE el 66% de las mujeres trabajan después de que sus hijos ingresan al ámbito educativo.

DIAGNOSTICO EN EL USO DEL TIEMPO

La adecuada distribución del tiempo se puede realizar por medio de distribución física de planta, coordinación entre los trabajadores, tiempos y movimientos.

Adicional se puede optar por solicitar la técnica de observación directa para conseguir un diagnóstico de distribución de tiempos dentro de la organización pero esta técnica presenta algunas dificultades como por ejemplo:

ejemplo

• Es difícil conseguir que los altos ejecutivos permitan el acompañamiento durante toda su jornada y por varios días por el observador.
• El alto ejecutivo no actuara de manera habitual
• El ejecutivo solicite al observador que lo deje solo mientras realiza sus actividades personales.

Otro método que puede usarse es el diligenciar una bitácora de sus actividades por varios días pero cabe aclarar que es una actividad adicional dentro de su jornada lo cual puede olvidar o realizarla al final del día olvidando actividades que realizo. Por ultimo existen dos métodos los cuales son la entrevista a los ejecutivos confiando en los porcentajes asignados a cada actividad o reunir a un grupo de ejecutivos en donde ellos discutan acerca del manejo de su tiempo.