ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La coordinación del evento

Un hecho notable...

• Es el deseo de todo OPE
• Va a quedar en la memoria de los asistentes
• Éxito vs. fracaso
• El OPE será siempre el responsable

¿Clave del éxito?

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• Conocimiento y experiencia
• Personalidad del OPE: Autocontrol, reacción, transmisión de mensajes, toma de decisión, etc.
• Transmitir una imagen de dominio de la situación hacia el equipo y hacia los asistentes.

Paso a paso

...el horario

1. Somos los primeros en llegar.
2. Antes que los proveedores, para supervisar la correcta disposición de los productos y el correcto funcionamiento de los servicios.

...control de funcionamiento

Debemos chequear (antes que llegue el primer invitado) cuestiones tales como:

1. que el sistema eléctrico esté en condiciones.
2. que el sonido, los micrófonos y la conexión a Internet funcionen a la perfección.
3. que la ambientación se termine a tiempo y que sea como la solicitamos.
4. que el servicio de catering comience a trabajar con el tiempo necesario, etc.

...personal del evento

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• Preparar a todo el personal que trabajará en el evento
• Debe saber: qué hacer, cómo y cuándo.
• Las decisiones pasan por el OPE.
• Considerar: uniforme y credenciales, mapa del lugar, derivaciones, etc.
• Son la "cara" del evento.

...oradores

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• Delegar a una persona de confianza para que esté pendiente de las necesidades de los oradores.
• Antes y durante el evento, recordarles el tiempo para exponer.

...invitados

...foto y  video

...seguridad

...interacción

¡Atención y Control!

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Manejo de imprevistos

División en áreas

• los recursos humanos
• la tecnología
• manejo de los tiempos
• las condiciones climáticas
• conductas de los participantes

PRE-ver

CREATIVIDAD

PLAN "B"

PRESUPUESTO

muchas gracias :)