Juridiken (lagstiftning, rättspraxis, etc) ställer upp minimikrav på eller begränsningar för vissa beteenden. Det kan dock finnas skäl att bete sig ännu bättre än juridiken föreskriver. Dessa skäl kan vara pedagogiska, för att vara förebild eller visa etiska överväganden.

Svenska personuppgiftslagen (1998:204) ger vissa möjligheter att hantera studenters personuppgifter, speciellt om studenterna har godkänt hanteringen och/eller publicering. Om personuppgifterna behövs för betygsrapportering osv behövs inte ens samtycke utan hanteringen är tillåten enligt 10 PUL.

Det krävs dock alltid enligt 9 PUL att endast de personuppgifterna som behövs för ett visst syfte (ändamål) får behandlas. Så med andra ord ska man inte ha med uppgifterna om studenterna om dessa inte är nödvändiga i undervisningen eller examinationen.

Information om behandlingen av personuppgifter och hur dessa hanteras är alltid viktigt. Myndigheten ska även ha rutiner för hanteringen och vidta vissa säkerhetsåtgärder.

Trots att lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor (BBS-lagen) endast uppställer vissa krav att ta bort meddelanden i samband med upphovsrättsbrott och/eller barnpornografi samt hets mot folkgrupp, kan det ändå finnas skäl att ha uppsikt över diskussionsforum o.dyl. som används inom en kurs. Från ett pedagogiskt perspektiv finns det därför anledning att både ha en enklare policy vad som får publiceras på forumet, samt ta bort meddelanden som strider mot policyn.

Eftersom de flesta utbildningsinstitutioner är statliga eller kommunala myndigheter, omfattas alla av offentlighetsprincipen enligt 2 kap tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Detta betyder att i princip det mesta som produceras på en myndighet, både elektroniskt eller på papper, anses vara allmänna handlingar.

Även det som skickas till en myndighet är allmänna handlingar.

Undantagen avser främst arbetsmaterial (dvs utkast till rapporter, minnesanteckningar), personliga meddelanden, eller uppgiftssammanställningar ur olika databaser som är väldigt komplicerade att ta fram. I vissa enstaka fall kan också sekretess föreligger och då behöver informationen inte heller lämnas ut.

Grundprincipen för en myndighet (= högskola) är att handlingar ska förvaras och arkiveras. Arkivlagen (1990:782) ställer upp vissa grundläggande krav på myndigheters arkiv och innehåller även bestämmelser om gallring (10).

Allmänna handlingar får dock slängas, raderas, tas bort (= gallras).

I samband med utbildning och administration finns ofta lokala föreskrifter om hur länga handlingar (tentor, skriftliga uppgifter) ska sparas (arkiveras), i många fall 2 år. Efter den perioden får informationen tas bort.